بیش از حد هزینه ها فقط به دلیل بی کفایتی، بوروکراسی و سوء نیت نیست

نوشته هیچم رحلی، میگل هرناندز، گفتگو

ویرایش شده توسط گابی کلارک، بررسی توسط اندرو زینین

این مقاله با توجه به روند و سیاست‌های ویرایشی Science X بررسی شده است. ویراستاران ضمن اطمینان از اعتبار محتوا، ویژگی های زیر را برجسته کرده اند:

از هر 10 پروژه بزرگ حمل و نقل، 9 پروژه بیش از بودجه اولیه خود هستند. این همیشه به دلیل بی کفایتی نیست.

در بسیاری از موارد، زمانی که هنوز متغیرهای نامشخص زیادی وجود دارد، یک رقم مشخص دلار برای پروژه خیلی زود اعلام می شود. اما مفروضات متزلزل به زودی به وعده‌های عمومی تبدیل می‌شوند و پس از آن هزینه بیش از حد - هرچند قابل پیش‌بینی - به یک رسوایی تبدیل می‌شود. مردم به دنبال یک توضیح ساده یا گاهی یک بزغاله می گردند.

در واقع، مازاد بر هزینه‌ها می‌تواند از دلایل مختلفی ناشی شود. برخی از عوامل خارجی مانند افزایش هزینه مواد، کمبود نیروی کار، تغییر مقررات یا رکود اقتصادی ناشی می‌شوند. سایر موارد بیش از حد نتیجه محدودیت ها یا اشتباهات در تخمین اولیه است: داده ها وجود نداشت، مطالعات خیلی اولیه بودند یا پروژه به اندازه کافی تعریف نشده بود. خوش بینی نیز نقش دارد: بدون اینکه لزوما نیت بدی داشته باشند، تیم ها و تصمیم گیرندگان مشکلاتی را که با آن روبرو خواهند شد دست کم می گیرند.

به این موارد ضعف در حکمرانی اضافه شده است. مسئولیت ها نامشخص است، تصمیم گیری ها به تأخیر می افتد و هماهنگی وجود ندارد. همچنین گاهی اوقات کنترل های ناکافی وجود دارد. در نهایت، برخی از دست کم گرفتن ها استراتژیک هستند. در این موارد، تصمیم گیرندگان یک تخمین مصنوعی مطلوب ارائه می دهند تا پذیرش سیاسی، اجتماعی یا مالی پروژه را آسان تر کنند.

این دلایل ممکن است به طور همزمان رخ دهند. اما آنها یک سوال کلیدی را بی پاسخ می گذارند: چگونه یک برآورد نامشخص به یک رقم معیار و سپس یک وعده عمومی تبدیل می شود؟

تحقیقات مقیاس مشکل را تأیید می‌کند: هزینه‌های بیش از حد یک رویداد مجزا نیستند. آنها یک پدیده تکرار شونده هستند. کار Bent Flyvbjerg، محقق دانمارکی، این را نشان می دهد. در مطالعه ای روی 258 پروژه زیرساخت حمل و نقل بزرگ، تقریبا 9 پروژه از 10 پروژه هزینه های واقعی بالاتر از برآورد اولیه داشتند.

بنابراین، مازاد بر هزینه ها همیشه با افزایش صورت حساب ها شروع نمی شود. زمانی که ابهامات فنی، اقتصادی یا مقرراتی که هنوز پروژه را احاطه کرده اند، به تدریج از ارتباطات ناپدید می شوند، آنها می توانند زودتر ریشه کن شوند. یک تخمین اولیه، بر اساس مفروضات متزلزل، سپس به عنوان رقمی به اندازه کافی محکم برای حمایت از یک تصمیم و متعاقبا یک تعهد عمومی ارائه می شود.

به عبارت دیگر، مشکل فقط در کیفیت تصمیم سیاسی نیست، بلکه در تغییر وضعیت اعطا شده به این رقم نیز نهفته است: این از یک تخمین مشروط به یک وعده عمومی به ظاهر قطعی تبدیل می‌شود.

به عنوان مدرس مدیریت ریسک یکپارچه در HEC Montréal، من با نویسنده همکارم - مدرس دانشکده مدیریت در همان دانشگاه - در مورد مدیریت ریسک پروژه کار می کنم، به ویژه در محیط هایی که باید با اطلاعات ناقص تصمیم گیری شود. از این منظر، مازاد بر هزینه‌ها فقط یک مشکل کنترل بودجه نیست، بلکه به دلیل مدیریت عدم اطمینان است.

با این حال، در شروع یک پروژه بزرگ، این رقم ممکن است بر اساس مطالعات اولیه باشد. شاید مسیر نهایی نشده باشد یا شرایط بازار تغییر کند. زمین ممکن است غافلگیری کند. الزامات قانونی ممکن است تکامل یابد. طراحی کامل نیست هر منبع عدم قطعیت حتی قابل مشاهده نیست.

سپس عموم مردم این رقم را به‌عنوان هزینه پروژه می‌پذیرند، حتی اگر هنوز بر اساس محدوده پروژه در حال تحول، مفروضات بازار، انتخاب‌های فنی نهایی نشده یا سایر ریسک‌هایی باشد که هنوز به طور کامل شناخته نشده‌اند.

آیا هزینه نهایی صرفا از مبلغ اعلام شده بیشتر است؟ یا اینکه از آن چیزی که یک تخمین معقول – بر اساس اطلاعات و عدم قطعیت‌های موجود در زمان تصمیم‌گیری – می‌توانست پیش‌بینی کنیم، فراتر است؟ آیا قبل از اینکه مداخله یا ارزیابی مجدد پروژه ضروری شود، اختلاف در محدوده تحمل ریسک بودجه پذیرفته شده توسط تصمیم گیرندگان - یعنی در محدوده تغییرات قابل قبول در اطراف هدف - باقی می ماند؟

در نهایت، آیا دامنه، کیفیت و مزایای به دست آمده همچنان با آنچه در ابتدا اعلام شده بود مطابقت دارد؟

بیش از حد هزینه نسبت به رقم اولیه لزوما به این معنی نیست که با توجه به اطلاعات و عدم قطعیت در زمان تصمیم گیری، پروژه بیش از حد قابل پیش بینی شده است. برعکس، یک پروژه می‌تواند در حد بودجه باقی بماند و در عین حال ارزش کمتری از آنچه انتظار می‌رود ارائه دهد.

ارزیابی اینکه آیا بودجه اولیه به درستی هم حقایق ثابت شده و هم عدم قطعیت های باقی مانده را به حساب می آورد، ضروری است. با این حال، سطح اطمینان در تحقق پیش بینی های بودجه به ندرت توضیح داده می شود.

در میان این علل مختلف، سه واقعیت اغلب با هم اشتباه گرفته می شوند.

اولین مورد به محدودیت ها یا خطاهای برآورد اولیه مربوط می شود. تخمین اولیه اغلب بر اساس داده های ناقص و مفروضاتی است که هنوز متزلزل هستند. با این حال، تغییرات بعدی در شرایط به طور خودکار خطا ایجاد نمی کند، مگر اینکه به طور منطقی قابل پیش بینی باشد و باید در نظر گرفته می شد.

دوم تعصب خوش بینی است. تیم‌ها و تصمیم‌گیرندگان ممکن است بر این باور باشند که پروژه‌شان نسبت به سایر پروژه‌های مشابه راحت‌تر پیش خواهد رفت. در نتیجه، مشکلات، تاخیرها، هزینه های هماهنگی و رویدادهای پیش بینی نشده دست کم گرفته می شود.

سومین مورد، دست کم گرفتن استراتژیک است. در این مورد، ارقام در یک نور بسیار مطلوب ارائه می شوند، زیرا هزینه واقعی تر می تواند پتانسیل پروژه را برای پذیرش سیاسی، اجتماعی یا مالی به خطر بیندازد.

برآورد دقیق نیاز به داده های بهتر، مفروضات صریح و نمایش دقیق تر عدم قطعیت دارد. تعصب خوش بینی، مقایسه با پروژه های مشابه را مهم می کند. دست کم گرفتن استراتژیک نیازمند سازوکارهایی برای شفافیت، حسابرسی و پاسخگویی است.

پیشگیری و مدیریت بهتر گرانی هزینه ها به معنای اعلام بودجه مبهم یا اجتناب از تعهدات نیست. این به معنای ارائه صادقانه تر موارد نامشخص و مشخص کردن سطح اطمینان مرتبط با بودجه های اعلام شده است.

روش اول به اشکال مختلف در چارچوب های عمومی خاصی در نروژ، ایالات متحده، بریتانیا و استرالیا گنجانده شده است.

بیش از حد هزینه ها را نباید بی اهمیت جلوه داد - آنها می توانند خطاها، تصمیمات مشکوک یا ضعف های حاکمیتی را آشکار کنند. اما آنها همچنین دشواری جمعی ما را در پذیرش این نکته آشکار می کنند که یک پروژه بزرگ در زمان اعلام آن هرگز به طور کامل درک نمی شود.

بنابراین مسئله دموکراتیک واقعی صرفا این نیست که آیا یک پروژه از بودجه خود فراتر رفته است یا خیر. این موضوع این است که آیا در زمان تصویب پروژه، مردم صادقانه از میزان عدم قطعیت مطلع شده اند یا خیر.

کارشناسی ارشد زبان انگلیسی، ویرایشگر کپی از سال 2021 با تجربه در آموزش عالی و محتوای بهداشتی. تقدیم به اخبار معتبر علمی. نمایه کامل →

فوق لیسانس فیزیک با تجربه تحقیق. علاقه مندان به اخبار علمی طولانی مدت. نقش کلیدی در موفقیت سرمقاله Science X ایفا می کند. نمایه کامل →

این مقاله از The Conversation تحت مجوز Creative Commons بازنشر شده است. مقاله اصلی را بخوانید.