تله گزارشگری مالیاتی پنهان که می تواند هزاران هزینه برای رستوران شما داشته باشد

این داستان در ابتدا در QSR منتشر شد. برای دریافت اخبار و اطلاعات روزانه، در QSR AM Jolt روزانه رایگان مشترک شوید.

راه اندازی یک رستوران به معنای دستکاری صدها چیز در یک زمان است - هزینه های غذا، کارکنان، تجربه مشتری و روشن نگه داشتن چراغ ها. فرم های مالیاتی احتمالا آخرین چیزی است که در ذهن یک رستوران دار می باشد. اما در اینجا چیزی است که اکثر صاحبان رستوران ها متوجه نمی شوند: یک اشتباه تایپی ساده در فرم W-2 یا فرم 1099 می تواند جریمه های IRS را ایجاد کند که به سرعت جمع می شوند. در صنعتی با جابجایی کارکنان بالا، بسیار مهم است که صاحبان رستوران، مدیران و مشاوران آنها اطلاعات جدید کارکنان را قبل از ارسال اولین چک حقوقی بررسی کنند.

خبر خوب؟ یک استراتژی محافظتی کمتر شناخته شده وجود دارد که می تواند به صاحبان رستوران کمک کند تا از این مجازات ها اجتناب کنند - و برای اجرای آن نیازی به CPA یا تیم حقوقی داخلی نیست.

صنعت رستوران‌داری یکی از بالاترین نرخ‌های گردش مالی را در میان سایر بخش‌های اشتغال دارد که اغلب سالانه بیش از 70 درصد است. این بدان معناست که W-2 های بیشتر، 1099s بیشتر برای رانندگان یا پیمانکاران تحویل، و فرصت های بیشتری برای عدم تطابق SSN/TIN. هر SSN یا TIN نادرست در آن فرم ها یک جریمه بالقوه IRS است.

قبل از اعمال جریمه، IRS معمولا یک اخطار (به نام CP2100 یا CP2100A) ارسال می کند که مشکل را علامت گذاری می کند. اما تله اینجاست: گاهی اوقات آنها از اخطار صرف نظر می کنند و مستقیما به صدور اخطار پنالتی می روند. در هر صورت، رستوران معمولا یک پنجره محدود (معمولا 45 روز) برای پاسخگویی دارد.

یک مشکل دیگر وجود دارد: اگر رستورانی یکی از این اعلان‌ها را دریافت کند و بدون رفع مشکل به پرداخت حقوق به یک کارمند یا پیمانکار ادامه دهد، ممکن است کسب‌وکار ملزم شود 24 درصد از هر پرداخت را به آن کارمند یا پیمانکار خودداری کند و آن را به IRS ارسال کند. این یک مکالمه ناخوشایند است که با یک عرضه کننده مواد غذایی یا دفتردار داشته باشید.

استراتژی حفاظتی سه مرحله ای که اکثر صاحبان رستوران ها درباره آن نمی دانند

کلید اجتناب از جریمه‌ها برای این جریمه‌ها پیچیده نیست، اما مستلزم تأیید اعتبار در فرآیند استخدام است و بهترین بخش این است که مالک یا مدیر رستوران می‌تواند از آنها در طول سال استفاده کند.

مرحله 1: اپراتورهای رستوران باید مدارک مناسب را قبل از شیفت اول جمع آوری کنند. به طور کلی، این به معنای دادن فرم W-4 به هر کارمند جدید، و فرم W-9 به پیمانکاران مستقل (مانند برخی از رانندگان یا مشاوران تحویل) است. قبل از هر گونه پرداختی، مالک یا مدیر باید فرم تکمیل شده W-4 یا فرم W-9 را به همراه کپی از هر مدرک شناسایی (مانند کارت تامین اجتماعی) که برای تأیید فرم ها استفاده می شود، دریافت کند. این به نظر اساسی می رسد، اما در دنیای رستوران های پر سرعت، اغلب از آن صرف نظر می شود یا به صورت نامرتب انجام می شود.

مرحله 2: اپراتورهای رستوران باید فورا SSN ها را تأیید کنند، تا فصل مالیات منتظر نمانید. در اینجا چیزی است که اکثر صاحبان رستوران نمی دانند: IRS و اداره تامین اجتماعی (SSA) ابزارهایی را برای بررسی اینکه آیا نام و SSN مطابقت دارند ارائه می دهند. خدمات تأیید شماره تأمین اجتماعی SSA برای 10 کارمند به صورت بلادرنگ و حداکثر 250000 ترکیب نام/SSN در یک شب، تأیید بی‌درنگ ارائه می‌کند.

برنامه تطبیق TIN IRS همان کار را انجام می دهد: تطبیق TIN تعاملی پاسخ های بلادرنگ را برای حداکثر 25 ترکیب نام/TIN برمی گرداند، در حالی که تطبیق TIN انبوه می تواند تا 100000 رکورد را در عرض 24 ساعت پردازش کند.

استفاده از این ابزارها با استخدام‌های جدید، و مطمئنا قبل از مهلت ثبت نام در 31 ژانویه یک رستوران، مانند بررسی یک سفارش قبل از اینکه به دست مشتری برسد، می‌ماند - وقتی اشتباهات را برطرف می‌کند.

مرحله 3: اپراتورهای رستوران باید همه چیز را مستند کنند زیرا آن مستندات دفاعی را ارائه می دهد. اگر IRS مشکلی در یک SSN/TIN گزارش شده در W-2 یا 1099 پیدا کند، بهترین محافظت اپراتور رستوران شواهدی است که نشان می دهد آنها سعی کرده اند اطلاعات را به درستی گزارش کنند. این به معنای نگهداری سوابق درخواست‌های آنها برای اطلاعات SSN/TIN، کپی‌هایی از شناسایی، و سوابق تأیید SSN/TIN است. IRS این را "علت معقول" می نامد، و این می تواند تفاوت بین پرداخت هزاران جریمه و پاک کردن آن باشد.

اگر اپراتور رستوران اخطاری IRS در مورد SSN نادرست دریافت کند، نباید وحشت کند. اما آنها نیز نباید آن را نادیده بگیرند. اپراتور باید اعلامیه را با سوابق رستوران مقایسه کند. گاهی اوقات خطا یک اشتباه ساده در ورود داده یا یک نقص پردازش IRS است. اگر کارمند یا پیمانکار اطلاعات اشتباهی داده است، اپراتور رستوران باید سوابق آنها را به روز کند و از SSN/TIN صحیح در حرکت به جلو استفاده کند.

همچنین یک بندر امن محدود وجود دارد. اگر پس از ثبت W-2 یا 1099s دستگیر شود، اما تا 1 اوت اصلاح شود، جریمه نباید برای بیشتر از 10 بازگشت یا 0.5 درصد کل پرونده های رستوران اعمال شود. برای اپراتور رستورانی که 100 W-2 را بایگانی می کند، به این معنی است که می توانند تا 10 خطا را بدون جریمه برطرف کنند - البته تا زمانی که سریع عمل کنند.

در صنعتی که حاشیه ها کم و گردش مالی زیاد است، آخرین چیزی که یک اپراتور رستوران به آن نیاز دارد جریمه غیرمنتظره IRS است که به سود آنها می خورد. ایجاد تأییدیه SSN/TIN در فرآیندهای استخدام و حقوق و دستمزد رستوران و نگهداری سوابقی که ثابت می کند کارها را درست انجام داده اند (یا حداقل تلاش کرده اند). سرمایه گذاری اندک در زمان برای تأیید اطلاعات کارمندان و پیمانکاران می تواند هزاران دلار برای یک اپراتور رستوران در جریمه های IRS، بهره و هزینه های حرفه ای صرفه جویی کند.

آدام آر یانگ شریک بحث مالیاتی در Fox Rothschild LLP است. او به‌عنوان وکیل مشاور ارشد سابق IRS، به مالیات دهندگان کمک می‌کند تا ممیزی‌های IRS و درخواست‌های IRS را حل و فصل کنند. در صورت لزوم، او نماینده مالیات دهندگان در دادگاه مالیاتی ایالات متحده، دادگاه منطقه ای ایالات متحده، و دادگاه های استیناف ایالات متحده علیه IRS و وزارت دادگستری است. او همچنین اولویت های اجرایی IRS، حق ارتفاقات حفاظتی و به روز رسانی های قانون مالیات را ارائه می دهد. می توان با او در ayoung@foxrothschild.com تماس گرفت.

الیزابت کی. بلیکلی در بحث مالیاتی و شریک یقه سفید در Fox Rothschild LLP است. او یک کارمند سابق دادگاه مالیاتی ایالات متحده و وکیل مشاور ارشد سابق IRS است که برای محافظت از حقوق مالیات دهندگان در حین حل و فصل اختلافات مالیاتی مدنی و کیفری با سازمان های دولتی و از طریق سیستم دادگاه کار می کند. می توان با او در eblickley@foxrothschild.com تماس گرفت.

پست تله گزارشگری مالیاتی پنهان که می تواند هزاران هزینه برای رستوران شما داشته باشد اولین بار در مجله QSR پدیدار شد.