فاکتور شما اکنون به کارت پرواز نیاز دارد

در سرتاسر جهان، دولت ها در حال تغییر نحوه عملکرد صورتحساب الکترونیکی هستند. به جای بررسی تراکنش‌ها، بسیاری به سمت مدل‌های ترخیص بلادرنگ حرکت می‌کنند.

سیستم NF-e برزیل یکی از اولین نمونه های این تغییر بود. مدل SDI ایتالیا از رویکرد مشابهی پیروی می کند، که در آن صورتحساب باید از طریق سیستم مبادله سازمان مالیاتی عبور کند و چک های مورد نیاز آن برای اهداف مالیاتی صادر شده در نظر گرفته شود.

در عمل، این بدان معنی است که انطباق دیگر چیزی نیست که پس از تراکنش اتفاق بیفتد، بلکه به طور فزاینده ای در خود فرآیند تراکنش قرار می گیرد.

در برخی از بازارها، می توان کالاها را تا زمانی که سند الکترونیکی مورد نیاز تایید کرد، در انبارها رها کرد. فرآیندی که زمانی در پس‌زمینه اتفاق می‌افتاد، اکنون مستقیما در مسیر عملیات تجاری قرار می‌گیرد و تعیین می‌کند که آیا محصولات جابه‌جا می‌شوند، پرداخت‌ها پردازش می‌شوند و زنجیره‌های تامین به کار خود ادامه می‌دهند. اگر این امر آشنا به نظر می رسد، به این دلیل است که ما شاهد همین تغییر در سفرهای هوایی بوده ایم.

اگر در بیست سال گذشته پرواز کرده اید، مته را می دانید. گذرنامه ها، ویزاها، ورود دیجیتالی و پست های بازرسی امنیتی همگی باید قبل از شروع سفر پاک شوند. قبلا خیلی ساده تر بود

روزی روزگاری، مسافران می‌توانستند به سادگی در فرودگاه بیایند، بلیط بخرند و بدون هیچ فکری مستقیما به سمت دروازه حرکت کنند. امروزه، هر مرحله از سفر به گذراندن یک سری بررسی ها قبل از حرکت به جلو بستگی دارد. انطباق مالیاتی به همین ترتیب عمل می کند. به ترخیص به عنوان کارت پرواز تراکنش فکر کنید. بدون آن، هیچ چیز حرکت نمی کند.

ایست بازرسی انطباق در مراحل اولیه حرکت کرده است و اکنون به همان اندازه که به امور مالی مربوط می شود، تدارکات را نیز تحت تأثیر قرار می دهد. کسب‌وکارها دیگر نمی‌توانند مالیات را به‌عنوان یک کار پشتیبان تلقی کنند.

هنگامی که ترخیص فاکتور به یک پیش نیاز برای حمل و نقل کالا تبدیل می شود، انطباق به یک موضوع عملیاتی تبدیل می شود. یک اختلال می تواند محموله ها را به تأخیر بیندازد، جریان نقدینگی را مختل کند و عملیات روزانه را مختل کند.

مشکل تمرکز

برای مشاغل، ترخیص بلادرنگ مزایای ملموسی به همراه دارد. صورت‌حساب‌هایی که پردازش آن روزها یا حتی هفته‌ها طول می‌کشید می‌تواند در چند ثانیه پاک شود - به سازمان‌ها کمک می‌کند جریان نقدی را بهبود بخشند و تاخیرهای اداری را کاهش دهند. اما کارایی بیشتر اغلب با یک معاوضه همراه است. در این مورد، مبادله تمرکز است.

هنگامی که انطباق به فرآیندهای کاغذ و بررسی های دستی بستگی داشت، ریسک در چندین گردش کار و نقاط تماس پخش می شد. امروزه، این ریسک به طور فزاینده ای در تعداد کمی از سیستم های دیجیتال متمرکز شده است که همه چیز را از جزئیات صورتحساب و داده های فروشنده گرفته تا اطلاعات بانکی و دستورالعمل های پرداخت را مدیریت می کنند. این تمرکز به طرز شگفت انگیزی توجه مجرمان سایبری را به خود جلب می کند.

هر ادغام بین ابزارهای صورتحساب، ارائه دهندگان نرم افزار و سیستم های خارجی، نقاط ورود هکرها را ایجاد می کند. کسب‌وکارهایی که سیستم‌های یکپارچه و خوب اداره می‌شوند معمولا برای مدیریت این ریسک موقعیت بهتری دارند. و هنگامی که صورتحساب به عنوان یک سیستم مستقل در نظر گرفته می شود، ارتباطات بین آن و بقیه کسب و کار می تواند به نقطه ضعف مهاجمان تبدیل شود.

اینجاست که زبان پیرامون انطباق باید تغییر کند. صورتحساب الکترونیکی فقط بستری برای مبادله صورتحساب ها نیست، بلکه یک سیستم تجاری حیاتی است که از همان روز اول نیازمند امنیت و حاکمیت است. به هر حال، یک فاکتور پاک شده که در یک محیط ضعیف محافظت شده قرار دارد، کاری جز انتقال نور بالقوه خود به جایی که دیدن آن سخت تر است، انجام نداده است.

مشکل پاسپورت دیجیتال

کارت پرواز مسافر را از دروازه عبور می دهد، اما این تنها یک قسمت از سفر است. در پشت آن شبکه ای از سیستم ها قرار دارد که مسئول همه چیز از چک هویت و پرداخت ها گرفته تا غربالگری امنیتی و جابجایی چمدان ها هستند. انطباق مالیاتی شروع به یکسان می کند.

ترخیص تایید می کند که یک تراکنش یک بررسی انطباق را گذرانده است، اما در مورد محیط گسترده تر پشت آن چیزی نمی گوید. کسب‌وکارها هنوز به این اطمینان نیاز دارند که داده‌هایشان دقیق باقی می‌ماند، کنترل‌های دسترسی حفظ می‌شوند، و ادغام‌های حیاتی همچنان به عملکرد مورد نظر خود ادامه می‌دهند. مشکل پاسپورت دیجیتال همین است.

پاس کردن چک با اثبات قابل اعتماد بودن سیستم گسترده تر یکسان نیست. همانطور که صورت‌حساب الکترونیکی عمیق‌تر در عملیات تجاری جاسازی می‌شود، حفظ امنیت و قابل اعتماد آن محیط گسترده‌تر به همان اندازه دستیابی به انطباق در وهله اول مهم می‌شود. و اینجاست که هوش مصنوعی می تواند تفاوت واقعی ایجاد کند.

همانطور که فرودگاه‌های مدرن برای شناسایی ناهنجاری‌ها، شناسایی خطرات و حرکت مسافران به سیستم‌های هوشمند متکی هستند، هوش مصنوعی نیز می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا محیط‌های انطباق پیچیده‌تر را نظارت کنند. با این حال، هوش مصنوعی حکمرانی ضعیف را برطرف نمی کند یا داده های بد را پاک نمی کند. هوش مصنوعی در محیطی که به خوبی مدیریت شده است، می تواند به شناسایی زودهنگام ناهنجاری ها و بهبود تصمیم گیری کمک کند.

در مورد مدیریت ضعیف اعمال می شود، به سادگی مشکلات موجود را تسریع می کند و می تواند کنترل آنها را سخت تر کند. افراد خوب، فرآیندهای خوب و داده های خوب باید در اولویت باشند و هوش مصنوعی می تواند به عنوان یک شتاب دهنده عمل کند.

به طور مستمر ثابت می کند

کسب‌وکارها باید به‌طور مداوم نشان دهند که سیستم‌های حمایت‌کننده از انطباق، ایمن، به خوبی اداره می‌شوند و با تکامل دستورات و تهدیدها انعطاف‌پذیر هستند. برای سال ها، تکه تکه شدن چالش بود. پورتال ها، ابزارها و کشورهای مختلف هر کدام پیچیدگی و نقاط ضعف خود را معرفی کردند.

تحکیم بسیاری از این شکاف‌ها را می‌پوشاند، اما تنها در صورتی کار می‌کند که با سیستم تلفیقی با همان جدیت رفتار کنید که دستوری که آن را ایجاد کرده است. اشتباه بگیرید و به جای مدیریت ریسک های پراکنده متعدد، کسب و کارها می توانند خود را بر یک هدف واحد و بسیار جذاب تکیه کنند.

امنیت زودتر حرکت کرده و مستمرتر شده است. اکنون به جای هر ایست بازرسی منفرد، به کارکرد سیستم‌ها با یکدیگر بستگی دارد. کسب و کارهایی که صورتحساب الکترونیکی بلادرنگ را صرفا به عنوان یک تمرین انطباق در نظر می گیرند، نیمی از تصویر را از دست داده اند. نیمی دیگر این است که مطمئن شوند سیستمی که این انطباق را حمل می کند، سیستمی است که آنها به آن اعتماد دارند.

همانطور که کارت پرواز تنها زمانی مفید است که سیستم های پشت آن امن باشند و همانطور که در نظر گرفته شده با هم کار کنند، فاکتور تسویه شده فقط به اندازه محیطی که از آن پشتیبانی می کند ارزشمند است. کسب‌وکارها نیاز به اعتماد به سیستم‌های حامل آن دارند، نه تنها به معامله.

صورتحساب الکترونیکی بلادرنگ ممکن است به عنوان یک الزام انطباق شروع شده باشد، اما به طور فزاینده ای در حال تبدیل شدن به یک الزام عملیاتی است. کسب‌وکارهایی که موفق می‌شوند، آن‌هایی هستند که انطباق را به‌عنوان چیزی که باید به‌طور مداوم نشان داده، نظارت و حفظ شود، تلقی می‌کنند.

لیست ما از بهترین نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک را بررسی کنید.

این مقاله به عنوان بخشی از TechRadar Pro Perspectives، کانال ما برای معرفی بهترین و باهوش ترین ذهن ها در صنعت فناوری امروز تهیه شده است.

نظرات بیان شده در اینجا نظرات نویسنده است و لزوما نظرات TechRadarPro یا Future plc نیست. اگر مایل به مشارکت هستید، اطلاعات بیشتری را در اینجا بیابید: https://www.techradar.com/pro/perspectives-how-to-submit