قبل از اینکه شخص دیگری را استخدام کنید، این تست را انجام دهید - ممکن است مشکل گردش کار داشته باشید، نه مشکل تعداد کار

Entrepreneur Media LLC و Yahoo Finance LLC ممکن است از طریق پیوندهای زیر در مورد برخی محصولات و خدمات کمیسیون یا درآمد کسب کنند.

نقش پیشنهادی را به وظایف تکرارشونده آن تقسیم کنید و آنها را به چهار دسته تقسیم کنید - قضاوت، رابطه، تکرار و هماهنگی - تا مشخص کنید آیا واقعا نیاز به استخدام فرد دیگری دارید یا خیر.

اگر گلوگاه بیشتر قضاوت یا کار رابطه است، استخدام یا توسعه یک فرد احتمالا پاسخ درستی است. اگر گلوگاه بیشتر تکرار است، قبل از اضافه کردن تعداد کار دائمی، اتوماسیون را آزمایش کنید.

اگر گلوگاه بیشتر هماهنگی است، ابتدا فرآیند را دوباره طراحی کنید. اگر کار شامل هر سه است، گردش کار را از هم جدا کنید تا نقش انسان حول کاری که شایسته یک انسان است ساخته شود.

قبل از اینکه استخدام بعدی را تأیید کنید، 10 کاری را که انتظار دارید آن شخص انجام دهد را یادداشت کنید.

نه عنوان شغل نه صلاحیت ها کار تکراری واقعی

اکنون لیست را به چهار دسته تقسیم کنید: قضاوت، رابطه، تکرار و هماهنگی.

این تمرین به یکی از مفیدترین راه‌هایی تبدیل شده است که من می‌دانم تا بفهمم آیا یک شرکت در حال رشد مشکل تعداد کار دارد یا مشکل گردش کار.

هنگامی که یک تیم تحت فشار قرار می گیرد، استخدام به نظر مسئولیت پذیر است. گاهی اوقات اینطور است. اما رشد به دو صورت کار ایجاد می کند. کار جدید ارزشمندی ایجاد می کند و همچنین کار هماهنگی پیرامون کار ارزشمند ایجاد می کند.

دسته دوم جایی است که شرح وظایف بی سر و صدا تبدیل به واحدهای ذخیره سازی برای گردش کار شکسته می شود.

اداره سرشماری ایالات متحده دریافت که استفاده کلی از هوش مصنوعی تجاری هنوز در اواخر سال 2025 و اوایل سال 2026 تنها حدود 17٪ تا 20٪ بود، حتی اگر شرکت های بزرگتر و بخش های دانش فشرده با نرخ های بسیار بالاتری استفاده کردند. تحقیقات دقیق‌تر سرشماری در مورد انتشار هوش مصنوعی نشان می‌دهد که در میان شرکت‌های پذیرنده، فروش و بازاریابی، استراتژی و توسعه کسب‌وکار و فناوری اطلاعات از رایج‌ترین کارکردهایی هستند که از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند.

این مهم است زیرا بسیاری از وظایفی که در شرکت‌های در حال رشد ایجاد فشار می‌کنند دقیقا در این کارکردها قرار دارند: مسیریابی سرنخ، پیگیری، زمان‌بندی، گزارش‌دهی، انتقال داده، عملیات محتوا و ارتباط با مشتری.

شاخص هوش مصنوعی استنفورد در سال 2026، استفاده از هوش مصنوعی را در حداقل یک کارکرد تجاری در 88 درصد از سازمان‌های مورد بررسی گزارش می‌دهد، با این حال استقرار عامل در مراحل اولیه باقی مانده است. پذیرش سریعتر از طراحی مجدد مدل عملیاتی است.

قوی ترین تحقیقات در مورد بهره وری نیز برای دقت استدلال می کنند. یک مطالعه NBER بر روی بیش از 5000 نماینده پشتیبانی مشتری نشان داد که میانگین بهره وری 14 درصد از کمک هوش مصنوعی افزایش یافته است، با دستاوردهای قابل توجهی بیشتر برای کارگران با تجربه کمتر. یک آزمایش میدانی در مدرسه بازرگانی هاروارد دستاوردهای بزرگی در سرعت و کیفیت برای مشاوران در وظایفی که در داخل قابلیت‌های هوش مصنوعی انجام می‌شود، نشان داد، اما همچنین نشان داد که عملکرد ممکن است خارج از این مرز آسیب ببیند.

پیام بنیانگذاران این نیست که «همه چیز را خودکار کنید». این است که "به هر کاری در شرح شغل به عنوان یکسان رفتار نکنید."

1. قضاوت: تصمیمات با عواقب، ابهام یا پاسخگویی. استراتژی، مذاکره، هدایت خلاقانه، استخدام، قضاوت بالینی یا حقوقی و تصمیمات حساس مشتری متعلق به اینجاست. هوش مصنوعی می تواند کمک کند، اما یک انسان با نام باید صاحب نتیجه باشد.

2. رابطه: کاری که در آن اعتماد بخشی از ارزش است. مکالمات فروش، رهبری، مربیگری، تعارض، توسعه مشارکت و بازیابی مشتری اغلب زمانی که به عنوان یک مشکل صرفا کارایی در نظر گرفته می شود، ارزش خود را از دست می دهند.

3. تکرار: کار با فرکانس بالا با قوانین پایدار. یادآوری‌ها، پیگیری‌های معمول، زمان‌بندی، ورود داده‌ها، به‌روزرسانی‌های وضعیت و ارتباطات قالب‌بندی شده، نامزدهای اتوماسیون واضح هستند.

4. هماهنگی: کاری که به دلیل قطع ارتباط سیستم ها یا افراد وجود دارد. کپی کردن اطلاعات بین ابزارها، تعقیب تاییدیه ها، تطبیق نسخه ها و پرسیدن مکرر سوال وضعیت یکسان معمولا قبل از اتوماسیون نیاز به طراحی مجدد دارد.

این توالی اهمیت دارد زیرا اتوماسیون طراحی فرآیند را تقویت می کند.

اگر گردش کار واضح باشد، ورودی ها قابل اعتماد باشند و استثناها درک شوند، اتوماسیون می تواند مقدار قابل توجهی از اصطکاک اداری را از بین ببرد.

اگر مالکیت مبهم باشد و داده‌ها اشتباه باشد، اتوماسیون سردرگمی را سریع‌تر می‌کند.

شرح شغل نباید یک واحد ذخیره سازی برای جریان های کاری شکسته باشد.

من از یک اکتشافی ساده در سطح بنیانگذار استفاده می کنم. این یک استاندارد صنعتی نیست، اما مکالمه درست را مجبور می کند.

اگر گلوگاه بیشتر قضاوت یا کار رابطه است، استخدام یا توسعه یک فرد احتمالا پاسخ درستی است.

اگر گلوگاه بیشتر تکرار است، قبل از اضافه کردن تعداد کار دائمی، اتوماسیون را آزمایش کنید.

اگر گلوگاه بیشتر هماهنگی است، ابتدا فرآیند را دوباره طراحی کنید.

اگر کار شامل هر سه است، گردش کار را از هم جدا کنید تا نقش انسان حول کاری که شایسته یک انسان است ساخته شود.

شاخص روند کار مایکروسافت محیط توجه پراکنده را توصیف می کند که بسیاری از کارکنان دانش اکنون در داخل آن فعالیت می کنند. افزودن ابزار دیگری به آن محیط به طور خودکار پیشرفت نیست.

برای یک پایلوت هوش مصنوعی یا اتوماسیون، قبل از اینکه آن را لمس کنید، جریان کار را پایه‌ریزی کنید. زمان چرخه، توان عملیاتی، کیفیت، نرخ خطا یا استثناء، زمان بررسی انسانی و تأثیر مشتری را اندازه گیری کنید. سپس پایلوت را روی یک گردش کار تعریف شده اجرا کنید.

اگر ابزار به طور مداوم مورد استفاده قرار می گیرد اما گردش کار بهبود نمی یابد، پذیرش بدون ارزش خواهید داشت.

بنیانگذاران تمایل دارند هزینه اتوماسیون را با حقوق مقایسه کنند، اما این بسیار محدود است. گردش کار فعلی در حال حاضر هزینه دارد، حتی اگر در چند حقوق مدفون شود.

یک فرآیند تکراری را انجام دهید و تخمین بزنید که چند دقیقه طول می کشد، چند وقت یکبار اتفاق می افتد و چه افرادی آن را لمس می کنند. سپس هزینه تاخیر و دوباره کاری قابل اجتناب را اضافه کنید. شما به دقت درجه حسابداری نیاز ندارید. شما نیاز به دید کافی دارید تا بدانید که استخدام پیشنهادی کار ارزشمند را حل می کند یا اصطکاک را جذب می کند.

در اینجا نیز شرکت های کوچک می توانند با شرکت های بزرگتر رقابت کنند. آنها ممکن است بودجه ای برای اضافه کردن یک متخصص در هر بار افزایش حجم نداشته باشند، اما اغلب می توانند یک جریان کار را سریعتر دوباره طراحی کنند زیرا لایه های کمتری وجود دارد که از روش قدیمی انجام آن محافظت می کند.

استخدام جدید یک تعهد معنادار است. یک پایلوت گردش کار می تواند بسیار برگشت پذیرتر باشد.

یکی از فرآیندها را انتخاب کنید، دامنه را محدود نگه دارید و یک آستانه کیفیت را قبل از شروع آزمایش تعیین کنید. اگر اتوماسیون باعث صرفه جویی در زمان می شود اما استثناهای بیشتری ایجاد می کند، سردرگمی مشتری یا بررسی دستی، متوقف شوید. اگر توان عملیاتی را بدون کاهش کیفیت بهبود بخشد، شواهدی برای مقیاس دارید.

بخش مهم این است که خلبان به یک سوال عملیاتی پاسخ می دهد. "آیا می توانیم این را خودکار کنیم؟" ضعیف‌تر از "آیا می‌توانیم دو برابر حجم را با همان کیفیت بدون اضافه کردن یک دست‌آف دیگر کنترل کنیم؟"

یک فیلتر دیگر مهم است: وقتی گردش کار با شکست مواجه می شود چه اتفاقی می افتد؟

یک پست اجتماعی از دست رفته با پیام بیمار از دست رفته، خطای حقوق و دستمزد یا افزایش مشتری یکسان نیست. هر چه پیامد بالاتر باشد، بازبینی انسانی، مسیر استثنا و مالک پاسخگو باید صریح تر باشد. اتوماسیون باید بر اساس هزینه خرابی مقیاس بندی شود، نه تنها بر اساس تکراری بودن کار.

این استدلال ضد استخدام نیست. تشخیص ضد تنبلی است.

برخی از شرکت ها کم کار هستند. برخی نیاز به تخصص عمیق تری دارند. برخی به ظرفیت ارتباط بیشتری نیاز دارند زیرا بنیانگذار هنوز در حال انجام هر مکالمه مهم مشتری یا شریک است.

اما تعداد کارمندان باید توانایی انسان را بخرند، نه اینکه به طور دائم به اصطکاک اداری کمک مالی کند که طراحی بهتر گردش کار بتواند آن را برطرف کند.

نقش پیشنهادی را انتخاب کنید و وظایف تکرار شونده را فهرست کنید. برای قضاوت، رابطه، تکرار یا هماهنگی، هر یک را با J، R، P یا C برچسب بزنید.

کدام وظایف تکراری را می توان با خیال راحت خودکار کرد؟

اگر گردش کار دوباره طراحی شود، کدام وظایف هماهنگی باید ناپدید شوند؟

چه چیزی باقی مانده است که واقعا به فردی با این سطح از مهارت و حقوق نیاز دارد؟

لیست نهایی شغلی است که در واقع باید برای آن استخدام کنید. بقیه یک تصمیم مدل عملیاتی است.

من به این به عنوان رشد اول ظرفیت فکر می کنم: قبل از خرید راه حل، محدودیت را تشخیص دهید. چه پاسخ نهایی یک شخص باشد، چه تغییر فرآیند یا یک گردش کار با هوش مصنوعی، همین اصل اعمال می شود.