چگونه به رئیس خود PTO خود را یادآوری کنید بدون اینکه آنها را عصبانی کنید

همه ما آنجا بوده‌ایم و به مدیری خیره شده‌ایم که مرخصی با حقوق ما را فراموش کرده است - حتی اگر به آنها گفته بودیم! وقتی چیزی را که برایمان مهم است به اشتراک می‌گذاریم، می‌توانیم فراموش کنیم که لزوما برای گیرنده معنادار نیست. مطمئنا شما هم از طرف دیگر، از دست همکارتان که به پیام‌های شما پاسخ نداده است، آزرده خاطر شده‌اید، تا زمانی که شخصی به او اشاره کند که در تعطیلات است. کلید برقراری ارتباط موثر در محل کار، تکرار خودتان است. به نظر خلاف واقع می رسد، اما حقیقت دارد.

زمانی که با دو یا سه بار گفتن یک چیز، بیش از حد ارتباط برقرار می کنیم، وضعیت همه ما بهتر است. ترفند این است که چگونه و چه زمانی این کار را انجام می دهید. به تمام راه هایی که برای درخواست، ضبط و یادآوری PTO به مردم دارید فکر کنید. از همه کانال‌ها استفاده کنید و پیام‌ها را به گونه‌ای پخش کنید که هر نمونه دارای زمینه و زمان مناسب باشد. 6 هفته تا 6 ماه: آن را در کتاب ها دریافت کنید اگر دوست دارید از قبل برنامه ریزی کنید، ممکن است درخواست مرخصی 4 تا 6 ماهه بدهید.

با این حال، همه مدیران قدردان این توجه نیستند، زیرا ممکن است ندانند که وقتی تعطیلات شما فرا می رسد، حجم کاری چقدر خواهد بود و این امر تأیید تاریخ شما را برای آنها دشوار می کند. اینکه چقدر زودتر باید درخواست مرخصی بدهید، مکالمه ای است که باید با رئیس مستقیم خود داشته باشید. این به آنها به عنوان یک شخص، نوع کاری که انجام می دهید، اندازه تیم شما و عوامل دیگر بستگی دارد. اگر این مکالمه وضوح زیادی به شما نمی دهد، چهار تا شش هفته قبل از مرخصی شما احتمالا درست است.

از آنجا شروع کنید و در صورت لزوم تنظیم کنید. گاهی اوقات، برای رویدادی که امکان جابجایی وجود ندارد و هزینه زیادی برای لغو آن هزینه خواهد داشت، مانند عروسی خود یا یک سفر غیرقابل استرداد، به تأیید نیاز دارید. در این موارد، شش ماه یا بیشتر غیر منطقی نیست، اما هر از گاهی آن را مطرح کنید تا کسی فراموش نکند. هر زمان که درخواست اولیه خود را وارد کردید، باید ثبت شود.

اگر سازمان شما از یکی (نرم‌افزار منابع انسانی، تقویم مشترک) استفاده می‌کند، آن را وارد سیستم زمان‌بندی کنید یا آن را در یک ایمیل با موضوع واضح بنویسید، و مطمئن شوید که رئیس‌تان پاسخ می‌دهد که تأیید شده است. 2 هفته: یادآوری شفاهی حدود دو هفته قبل از مرخصی، در جلسات به صورت شفاهی به رئیس و همکاران خود یادآوری کنید. تنظیمات ایده آل در یک جلسه هفتگی یک به یک با مدیر مستقیم شما و در یک جلسه تیمی است. اطلاعات خود را برای پایان جلسه پس از بحث در مورد همه موارد ضروری ذخیره کنید.

اگر باید مطمئن شوید که مسئولیت‌هایتان در حین بیرون آمدن پوشش داده می‌شوند، این موضوع را به‌جای یک جلسه تیمی به طور خصوصی با مدیر خود مطرح کنید تا رئیس وقت داشته باشد که چگونه آن را مدیریت کند. 1 هفته خروج: به مخاطبین خود ایمیل یا پیام ارسال کنید اگر نیاز دارید که به فردی فراتر از تیم خود - مانند مشتریان یا بخش دیگری - در مورد تعطیلات برنامه ریزی شده خود بگویید، این کار را یک هفته قبل از ترک به صورت مکتوب انجام دهید.

این به آنها فرصت زیادی می دهد تا زمانی که شما هنوز در دسترس هستید، با آنها تماس بگیرند. ایمیل خوب است، اگرچه اگر معمولا از طریق Slack یا Microsoft Teams با این افراد ارتباط برقرار می کنید، ممکن است گزینه بهتری باشد. نحوه قالب‌بندی پیام مهم است—برای نکات به مرحله بعدی مراجعه کنید. 2 روز کاری: پیام های قالب بندی شده ارسال کنید دو روز کاری قبل از شروع مرخصی‌تان، یک پیام کوتاه و واضح به همه کسانی که باید بدانند بیرون خواهید بود، ارسال کنید. اگر هنجار استفاده از Slack یا Microsoft Teams است، از آن استفاده کنید. نحوه قالب بندی این پیام تفاوت زیادی ایجاد می کند.

اولین جمله باید چیزی شبیه این باشد: "فقط یک یادآوری، من از DATE خارج خواهم شد. در DATE برمی گردم." این جمله می تواند به صورت پررنگ باشد. تاریخ دوم روز بازگشت شما به محل کار است، نه آخرین روز PTO شما. آنچه به همکاران شما مربوط می شود روزی است که در دسترس هستید. اگر نیاز به ارائه اطلاعات بیشتری دارید، مانند اینکه چه کسی شما را پوشش می دهد، آن را در یک پاراگراف جدید قرار دهید. با جزئیات زیاده روی نکنید. مردم را دیوانه خواهد کرد.

اگر لازم است دستورالعمل‌های دقیق را بگذارید، آنها را در یک سند مشترک قرار دهید و به آن پیوند دهید. چرا این پیام را دو روز کاری ارسال کنید؟ ساده: اگر اولین روز PTO شما دوشنبه است، این پیام را در روز پنجشنبه ارسال می کنید تا هرکسی که در روز جمعه مریض است یا تماس می گیرد همچنان آن را به موقع ببیند. روزی که ترک می کنید: وضعیت خود را تنظیم کنید یادآور PTO مورد علاقه من نشانگر وضعیت در یک پلت فرم پیام رسانی تیمی است. آن را طوری تنظیم کنید که نشان دهد بیرون هستید و یک شکلک مناسب مانند درخت نخل یا هواپیما اضافه کنید. حتی اگر از شکلک‌ها خوشتان نیامد، آنها در اینجا ارتباطات بسیار کارآمد و مؤثری هستند.

در یک نگاه، هر کسی که آن را می بیند، یادآوری می شود که شما بیرون هستید. شما معمولا می توانید یک پیام وضعیت را نیز تنظیم کنید. از این استفاده کنید تا به همه بگویید تاریخی که دوباره در دسترس خواهید بود. اولین روز تعطیل شما: آخرین یادآوری برای فراموشکارها برای آن روسا و همکاران فراموشکار، ممکن است یک پیام خودکار تنظیم کنید که در ساعت 8:30 صبح اولین روزی که بیرون هستید ظاهر می شود. Slack، Teams، ایمیل یا حتی یک پیام متنی این کار را انجام می دهد. مختصر باشد. مهربان باش و حس شوخ طبعی داشته باشید. هدف این پیام مفید بودن است - باعث نمی‌شود که شخص دیگری احساس کند که یک فرد فراموشکار است.