چگونه دفترچه آدرس تلفن خود را شلوغ کنیم و مخاطبین غیر ضروری را حذف کنیم

لیست مخاطبین خود را برای اولویت بندی افرادی که واقعا می خواهید با آنها صحبت کنید، پاک کنید.

خارج شدن از کنترل لیست مخاطبین تلفن شما آسان است، به خصوص اگر لیست (در حال رشد) یکسانی را برای یک دهه یا بیشتر به هر تلفن جدید منتقل کرده باشید. اگر مدتی است یا هرگز اینها را تمیز نکرده اید، تمیز کردن آنها ضروری است.

خلاص شدن از شر مخاطبین قدیمی که هرگز با آنها صحبت نمی‌کنید و بهبود ورودی‌های آن‌هایی که انجام می‌دهید، فهرست مخاطبین شما را به جای انبوهی بزرگ و نامرتب از اطلاعات غیر مفید، به یک دارایی تبدیل می‌کند. به‌علاوه، سایر برنامه‌ها و ویژگی‌هایی را که مخاطبین شما با آنها تعامل دارند، مانند نقشه‌ها و دستیارهای صوتی، بهبود می‌بخشد. دنبال کردن چند مرحله آن را به یک فرآیند قابل مدیریت تبدیل می کند.

قبل از شروع، باید بدانید که ذخیره تماس در اندروید و آیفون چگونه کار می کند. برخلاف روزهای «دمبله» که مخاطبین روی سیم کارت یا حافظه داخلی گوشی شما ذخیره می‌شدند، iOS و اکثر گوشی‌های اندرویدی مخاطبین شما را به صورت پیش‌فرض با حساب ایمیل شما همگام‌سازی می‌کنند. در iPhone، این حساب iCloud شما است، در حالی که در Android حساب Google شما است. و هنگامی که سایر حساب‌های ایمیل خود (مانند یاهو یا Outlook) را به دستگاه خود اضافه می‌کنید، این گزینه را دارید که مخاطبین را نیز از آنجا بکشید و همگام کنید.

برخی از تلفن‌های اندرویدی به شما امکان می‌دهند مخاطبین را در خود دستگاه ذخیره کنید، اما این توصیه نمی‌شود، زیرا باید به صورت دستی از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید و در صورت خراب شدن تلفن، آنها را از دست خواهید داد.

ابتدا باید تمام مخاطبین خود را در یک سرویس قرار دهید. بسته به تعداد حساب‌های ایمیلی که با تلفن خود همگام‌سازی کرده‌اید، ممکن است مخاطبین شما در آنها پراکنده باشند. وجود آنها در یک مکان همه چیز را ساده می کند و تهیه نسخه پشتیبان از آنها را آسان می کند. همچنین مدیریت انبوه مخاطبین با استفاده از رابط وب ارائه‌دهنده ایمیل راحت‌تر است. انتخاب یک خانه برای مخاطبین خود در حال حاضر همچنین از تکرار مراحل پاکسازی در چندین حساب دیگر جلوگیری می کند. برنامه‌ها و سرویس‌های شخص ثالثی وجود دارند که ادعا می‌کنند این کار را خودکار می‌کنند، اگرچه ما آنها را آزمایش نکرده‌ایم.

برای بررسی این موضوع در آیفون، برنامه Contacts را باز کنید و روی فلش در بالا سمت چپ ضربه بزنید. هر هدر (مانند Gmail و iCloud) تعداد مخاطبین شما را نشان می دهد. در حالی که می‌توانید نمای «همه مخاطبین» را انتخاب کنید تا آنها را به‌عنوان یک فهرست بزرگ ببینید، اما این به حل مشکل شلوغی کمک نمی‌کند. در Android، برنامه مخاطبین را باز کنید، روی حساب خود ضربه بزنید و همه مخاطبین را انتخاب کنید.

ساده ترین راه برای انتقال مخاطبین ورود به حساب مربوطه در وب، یافتن گزینه Export Contacts (که معمولا یک فایل CSV یا VCF ارائه می دهد) و سپس وارد کردن آن مخاطبین به سرویس انتخابی شما است. Google Contacts به لطف همگام‌سازی بین دستگاهی و ابزارهای مدیریت خودکار آن، گزینه خوبی است.

هنگامی که همه مخاطبین خود را به یک مکان مرکزی منتقل کردید، می‌خواهید حساب‌های دیگر را خاموش کنید تا دیگر موارد تکراری را مشاهده نکنید. در آیفون، به Settings > Apps > Contacts بروید و Contacts Accounts را انتخاب کنید. روی هر حسابی که دیگر نمی‌خواهید مخاطبین آن را همگام‌سازی کنید، ضربه بزنید و نوار لغزنده مخاطبین را غیرفعال کنید. در نهایت، در صفحه اصلی مخاطبین در تنظیمات، حساب پیش‌فرض را انتخاب کنید و سرویسی را انتخاب کنید که مخاطبین جدید در آن ذخیره می‌شوند.

در Android، به تنظیمات > حساب‌ها و پشتیبان‌گیری > مدیریت حساب‌ها بروید. روی حسابی که دیگر به مخاطبین آن نیاز ندارید ضربه بزنید، سپس همگام سازی حساب را انتخاب کنید و مخاطبین را غیرفعال کنید. این امکان وجود دارد که با حفظ مخاطبین فعلی از همگام سازی در آینده جلوگیری کند. در مرحله بعد می توانید آنها را پاک کنید یا اگر به آن نیاز ندارید، آن حساب را به طور کامل از تلفن خود حذف کنید.

اکنون که مخاطبین شما در یک مرکز مرکزی قرار دارند، وقت آن است که بخش عمده کار را انجام دهید. با اصلاح ورودی های تکراری شروع کنید. Google Contacts ممکن است این موضوع را در بالا به شما هشدار دهد، یا می‌توانید از ابزار Merge & fix در سمت چپ استفاده کنید (این ابزار پیشنهادات دیگری مانند اضافه کردن آدرس ایمیل شخصی که قبلا با آن تماس گرفته‌اید نیز دارد). هر یک را با دقت بررسی کنید تا از مثبت کاذب جلوگیری کنید.

در مرحله بعد، اگر قبلا این کار را نکرده اید، گروه های مخاطب را تنظیم کنید. اینها در مخاطبین iCloud نیز موجود است و به شما امکان می دهد افراد را در سطل هایی مانند محل کار، خانواده و مشاغل قرار دهید. در نظر بگیرید که یک گروه Favorites برای نزدیکترین افراد به شما ایجاد کنید. همچنین باید آن‌ها را در برنامه مخاطبین خود به‌عنوان موارد دلخواه علامت‌گذاری کنید، زیرا در مکان‌هایی مانند بالای برنامه تلفن و به‌عنوان استثنایی برای حالت‌های «مزاحم نشوید» / فوکوس اولویت را به آن‌ها می‌دهد.

هنگامی که موارد تکراری آشکار از بین رفتند، یک اسکرول دستی در مخاطبین خود داشته باشید. در حین رفتن، افراد را بر حسب نیاز در گروه هایی که در بالا ساخته اید مرتب کنید. هر کسی را که دیگر به آن نیاز ندارید حذف کنید. اگر مطمئن نیستید، گروهی به نام "بایگانی" یا مشابه ایجاد کنید و مخاطبین "شاید" را در آنجا نگه دارید تا از دید اصلی شما خارج شوند. از چک باکس ها در رابط های وب استفاده کنید تا به راحتی چندین نفر را انتخاب کنید و آنها را به طور همزمان حذف/گروه بندی کنید.

هنگامی که لیست مخاطبین شما برای افرادی که واقعا می خواهید با آنها در ارتباط باشید حذف شد، ارزش دارد که برای پاک کردن ورودی های باقیمانده یک پاس دیگر بگیرید. اگر چندین مخاطب با یک نام دارید، نام خانوادگی آنها را اضافه کنید تا ابهامی وجود نداشته باشد. این امر به ویژه هنگام استفاده از Apple CarPlay یا Android Auto مهم است - اگر مطمئن نیستید، تلفن شما از شما می‌خواهد نام را تأیید کنید، که حواس‌پرتی‌های بیشتری را اضافه می‌کند. در موارد دیگر، اضافه کردن رابطه شخصی به شما، مانند "مری [بچه نگهدار]" می تواند مفید باشد.

افزودن عکس های نمایه یکی دیگر از راه های خوب برای بهبود کیفیت مخاطبین تلفن شما است. نماد پیش فرض با حروف اول آنها خسته کننده است و به سرعت پیگیری آن در چت های گروهی دشوار می شود. عکس نمایه آنها را از رسانه های اجتماعی بگیرید یا از عکسی که از آنها دارید استفاده کنید و آن را به مخاطب آنها اختصاص دهید. اگر دوستان شما کارت های تماس Google یا پوسترهای تماس اپل را راه اندازی کرده اند، نیازی به انجام این کار نخواهید داشت.

فراموش نکنید که تلفن شما می تواند اطلاعات تماس زیادی را فراتر از شماره تلفن و آدرس ایمیل شخص ذخیره کند. تولد آنها را اضافه کنید و آن را در تقویم خود خواهید دید. آدرس آنها را ذخیره کنید و می توانید با وارد کردن نام آنها به خانه آنها در نقشه های اپل یا Google Maps بروید. می‌توانید آهنگ‌های زنگ سفارشی و/یا آهنگ‌های نوشتاری را تنظیم کنید تا بدون نیاز به نگاه کردن به صفحه، بدانید چه کسی می‌خواهد با شما تماس بگیرد. اگر لازم است دلیل وجود شخصی را در مخاطبین خود یا ثبت اطلاعات مرتبط یادداشت کنید، حتی یک قسمت یادداشت وجود دارد.

ممکن است در حین مرور مخاطبین خود، بخش های دیگری را برای پاک کردن پیدا کنید، مانند فردی که نام خانوادگی او تغییر کرده یا دیگر از شماره قدیمی استفاده نمی کند. پس از فشار بر روی بزرگترین تغییرات، می توانید بقیه را در طول زمان مرتب کنید. و بعد از این همه کار سخت، ایده بدی نیست که مخاطبین پاک شده خود را صادر کنید و فایل را در جایی امن به عنوان پشتیبان ذخیره کنید.