چگونه هوش مصنوعی به کسب و کارهای رو به رشد کمک می کند تا پیچیدگی را از حقوق و دستمزد خارج کنند

Entrepreneur Media LLC و Yahoo Finance LLC ممکن است از طریق پیوندهای زیر در مورد برخی محصولات و خدمات کمیسیون یا درآمد کسب کنند.

همانطور که شرکت ها رشد می کنند، حقوق و دستمزد اغلب یکی از اولین فرآیندهایی است که نشان می دهد تجارت چقدر پیچیده تر شده است. بررسی استثناها و اطمینان از دقت، زمان می برد که می تواند صرف کارهای با ارزش افزوده شود.

هوش مصنوعی حقوق و دستمزد را فعال تر می کند. به جای تشخیص خطاها در پایان چرخه پرداخت، پردازش مستمر می‌تواند مشکلات اضافه‌کاری، نرخ پرداخت و تطابق را زودتر مشخص کند - اصلاحات لحظه آخری را کاهش دهد.

قوی ترین برنامه های حقوق و دستمزد به عنوان یک بازبینی هوشمند دوم عمل می کنند و مشکلات احتمالی را شناسایی و توضیح می دهند در حالی که تصمیم گیری نهایی را به مدیران انسانی واگذار می کنند.

برای اکثر مشاغل در حال رشد، حقوق و دستمزد یکی از آن کارکردهایی است که وقتی همه چیز درست پیش می رود، توجه کمی به آن می شود. کارمندان به طور دقیق و به موقع پرداخت می شوند، مالیات ها ثبت می شود و تجارت پیش می رود. اما با رشد سازمان‌ها، حقوق و دستمزد اغلب به یکی از اولین فرآیندهای اداری تبدیل می‌شود که نشان می‌دهد چقدر پیچیده‌تر شده است.

یک شرکت با 40 کارمند ممکن است حقوق و دستمزد را با عوارض نسبتا کمی پردازش کند. زمانی که همان سازمان به 150 کارمند می رسد، شاید در چندین مکان یا ایالت، حقوق و دستمزد بسیار فراتر از محاسبه دستمزدها شده است. مدیران کارت‌های زمانی بیشتری را تأیید می‌کنند، کارمندان کسر مالیات را تغییر می‌دهند، قوانین اضافه کاری بسته به مکان متفاوت است، و الزامات انطباق همچنان در حال تکامل هستند. اجرای حقوق و دستمزد ممکن است فقط زمان کوتاهی را ببرد، اما بررسی هر استثنا و اطمینان از دقت می‌تواند زمان را صرف کند که در غیر این صورت می‌تواند به وظایف ارزش افزوده اختصاص داده شود.

هوش مصنوعی شروع به تغییر این فرآیند کرده است. با این حال، باارزش‌ترین برنامه‌های حقوق و دستمزد آن‌هایی نیستند که قول می‌دهند همه چیز را خودکار کنند. آنها به کسب و کارها کمک می کنند تا مشکلات را زودتر شناسایی کنند، بازبینی دستی را کاهش دهند و به مدیران حقوق و دستمزد اطمینان بیشتری قبل از نهایی شدن حقوق و دستمزد بدهند.

برای رهبران کسب‌وکارهای کوچک و متوسط ​​که فناوری حقوق و دستمزد را ارزیابی می‌کنند، یک سوال مفیدتر این است که هوش مصنوعی چگونه به طور معناداری نحوه عملکرد حقوق و دستمزد را از ابتدا تا انتها بهبود می‌بخشد.

اکثر سیستم های حقوق و دستمزد هنوز به فرآیند دسته ای متکی هستند. سازمان‌ها اطلاعات زمان، حقوق و کارمندان را در طول دوره پرداخت جمع‌آوری می‌کنند، سپس همه چیز را کمی قبل از ارسال لیست حقوق و دستمزد بررسی می‌کنند. با رشد کسب‌وکارها، این پنجره بازبینی به طور فزاینده‌ای مملو از تنظیمات، سؤالات انطباق و اصلاحات لحظه آخری می‌شود.

فناوری جدید حقوق و دستمزد شروع به گسترش آن کار در کل دوره پرداخت کرده است. پردازش مستمر حقوق و دستمزد به جای اینکه منتظر بمانید تا حقوق و دستمزد برای پردازش آماده شود قبل از بروز مشکلات، اطلاعات را با تغییر بررسی می کند. موضوع کسر مالیات، آستانه اضافه کاری یا اختلاف نرخ پرداختی را می توان چند روز قبل شناسایی کرد و به مدیران حقوق و دستمزد فرصت می دهد تا قبل از نهایی شدن حقوق و دستمزد به آن رسیدگی کنند.

برای یک تیم کوچک حقوق و دستمزد، یا تیمی متشکل از یک تیم مسئول دریافت درست حقوق و دستمزد، این شیفت می تواند به طور اساسی ریتم کار را تغییر دهد. رسیدگی به استثنائات به محض ایجاد آنها، افزایش بار کاری در اواخر چرخه را صاف می کند، تقاضای کارکنان را قابل پیش بینی تر می کند و به مدیران زمان بیشتری برای بررسی مسائل بدون تاخیر در پرداخت می دهد.

از آنجایی که تصمیمات حقوق و دستمزد مستقیما بر کارمندان تأثیر می گذارد و پیامدهای انطباق را به همراه دارد، هوش مصنوعی باید از نظارت واضح انسانی پشتیبانی کند. مدیران باید بدانند که سیستم چه چیزی را پرچم‌گذاری کرده است، چرا اهمیت دارد و در صورت وجود چه اقدامی باید دنبال شود.

امیدوار کننده ترین برنامه ها منعکس کننده این نیاز هستند. آنها به جای تایید یک پرداخت مستقل، آن را قبل از نهایی شدن بررسی می کنند، اختلافات احتمالی را علامت گذاری می کنند، یافته ها را توضیح می دهند و تصمیم نهایی را به مدیر واگذار می کنند. خواه کارمندی باشد که کسر مالیاتش دیگر با محل کارش مطابقت ندارد، یک محاسبه اضافه کاری غیرمنتظره یا یک مشکل تزیین، هوش مصنوعی کمک می کند تا توجه را به مواردی که احتمالا نیاز به بررسی دارند، جلب کند.

این رویکرد به ویژه برای کسب و کارهای رو به رشدی که حقوق و دستمزد اغلب توسط یک کارشناس منابع انسانی، مدیر دفتر، کنترل کننده یا رهبر امور مالی با چندین کلاه مدیریت می شود، ارزشمند است. به جای جایگزینی تخصص، هوش مصنوعی با ایفای نقش به عنوان بازبینی کننده دیگر در یکی از جزئیات محورترین فرآیندهای کسب و کار به گسترش آن کمک می کند.

این تمایز همچنین با نحوه نگاه فزاینده کارکنان به هوش مصنوعی محل کار همخوانی دارد. تحقیقات UKG نشان داد که 84 درصد از کارمندان از ابزارهای هوش مصنوعی که فرآیندهای محل کار را خودکار می‌کنند استقبال می‌کنند، در حالی که 79 درصد معتقدند هوش مصنوعی می‌تواند زمان را برای تمرکز بر کارهای مهم‌تر یا مفیدتر آزاد کند. کارمندان زمانی از هوش مصنوعی استقبال می کنند که به افراد کمک می کند وظایف خود را بهتر انجام دهند، نه زمانی که افراد را به طور کلی از این فرآیند حذف می کند.

حقوق و دستمزد مستقل از بقیه مشاغل عمل نمی کند. هر چک حقوقی منعکس کننده اطلاعاتی است که از منابع انسانی، زمان‌بندی، زمان‌بندی، مزایا و رعایت قوانین به دست می‌آید. هنگامی که آن سیستم ها به طور موثر ارتباط برقرار نمی کنند، تیم های حقوق و دستمزد به جای بررسی اطلاعات، زمان ارزشمندی را صرف تطبیق اطلاعات می کنند.

همانطور که کسب و کارها فناوری جدید را ارزیابی می کنند، یکپارچگی به اندازه خود عملکرد حقوق و دستمزد مستحق توجه است.

هنگامی که منابع انسانی، زمان و حقوق و دستمزد داده های اساسی یکسانی را به اشتراک می گذارند، تغییرات به طور طبیعی در سراسر سیستم جریان می یابد. یک مدیر نرخ دستمزد یک کارمند را به‌روزرسانی می‌کند، به آستانه اضافه کاری می‌رسد، یا یک کارمند اطلاعات مالیاتی خود را تغییر می‌دهد، و لیست حقوق و دستمزد آن به‌روزرسانی‌ها را بدون نیاز به تطبیق دستی بین سیستم‌های متعدد منعکس می‌کند. این کار تکراری را کاهش می دهد و در عین حال درک اینکه چرا حقوق و دستمزد از یک دوره به دوره دیگر تغییر می کند، آسان تر می شود.

ارزش فراتر از کارایی است. داده های مرتبط بهتر نیروی کار همچنین به رهبران دید واضح تری از هزینه های نیروی کار، روند اضافه کاری، الگوهای کارکنان و تصمیمات برنامه ریزی نیروی کار که بر رشد بلندمدت تأثیر می گذارد، می دهد.

رهبران کسب و کار اغلب سیستم های حقوق و دستمزد را با مقایسه لیست ویژگی ها ارزیابی می کنند. یک تمرین سازنده تر، اندازه گیری میزان ظرفیت اداری این ویژگی ها به کسب و کار است.

در حالی که هر سازمانی نتایج متفاوتی را مشاهده خواهد کرد، این مثال‌ها نشان می‌دهند که وقتی حقوق و دستمزد از تحقیقات دستی به بررسی مستمر با پشتیبانی هوش مصنوعی تغییر می‌کند، چه چیزی ممکن می‌شود.

کسب و کارهای در حال رشد به ندرت با مشکل مواجه می شوند، زیرا آنها جاه طلبی ندارند. اغلب، رهبران زمان زیادی را صرف مدیریت پیچیدگی عملیاتی می کنند که یک سال قبل وجود نداشت.

حقوق و دستمزد همیشه مستلزم نظارت، قضاوت و پاسخگویی انسانی است. اما با عمیق‌تر شدن هوش مصنوعی در سیستم‌های حقوق و دستمزد، رهبران کسب‌وکار این فرصت را دارند که زمان کمتری را برای تصحیح مشکلات حقوق و دستمزد صرف کنند و زمان بیشتری را برای تصمیم‌گیری‌هایی که کسب‌وکار را به جلو می‌برد، صرف کنند.