وقتی ERP به‌جای گزارش مشکل، راه‌حل پیشنهاد می‌دهد

تأخیر پنج‌روزه یک تأمین‌کننده در تحویل کالا، ممکن است در نگاه اول مسئله چندان پیچیده‌ای نباشد. نرم‌افزار سازمانی تأخیر را ثبت می‌کند و مدیر مربوط می‌تواند مشتری را از تغییر زمان تحویل باخبر کند. اما آیا راه دیگری وجود ندارد که بتوان با وجود تأخیر تأمین‌کننده، کالا را در موعد مقرر به مشتری تحویل داد و به تعهدات شرکت عمل کرد؟ آیا می‌توان از تأمین‌کننده دیگری خرید کرد؟ منابع مالی سفارش جدید چگونه تأمین می‌شود؟ آیا می‌توان از موجودی سایر انبارها استفاده کرد یا اولویت سفارش‌ها را تغییر داد؟ این مثال را ایواز احمدیان، تیم‌لید زیرساخت آیند، در کارگاه «Agentic ERP: گامی به‌سوی تصمیم‌گیری هوشمند» در آخرین روز رویداد «باهم 1405» مطرح کرد تا نشان دهد یک اتفاق کوچک در کسب‌وکار چگونه می‌تواند مجموعه‌ای از تصمیم‌های مرتبط را به دنبال داشته باشد؛ تصمیم‌هایی که بررسی تمام گزینه‌های آن‌ها برای نیروی انسانی دشوار و زمان‌بر است. از ثبت اتفاقات تا مشارکت در تصمیم‌گیری احمدیان در این کارگاه توضیح داد که نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا ERP، به‌طور سنتی نقش ثبت و یکپارچه‌سازی اطلاعات بخش‌های مختلف کسب‌وکار را بر عهده داشته‌اند. این سامانه‌ها می‌توانند وضعیت سفارش‌ها، موجودی انبار، تولید، فروش و امور مالی را ثبت و نمایش دهند، اما بررسی پیامدهای یک اتفاق و انتخاب اقدام مناسب، در بسیاری از موارد همچنان بر عهده کاربران است. در ارائه او، این رویکرد با مفهوم «سیستم ثبت سوابق» یا System of Record معرفی شد. در مقابل، معماری Agentic ERP قرار دارد که با استفاده از عامل‌های هوش مصنوعی، می‌خواهد نقش نرم‌افزار را از ثبت و گزارش اطلاعات به تحلیل شرایط، بررسی راهکارها و آماده‌سازی اقدامات گسترش دهد. در این معماری، عامل هوشمند در چرخه‌ای شامل ادراک، استدلال، اقدام و ارزیابی فعالیت می‌کند. به این معنا که ابتدا اطلاعات مربوط به یک مسئله را دریافت می‌کند، سپس با بررسی شرایط و استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری، برای حل آن برنامه می‌ریزد و نتیجه اقدامات را ارزیابی می‌کند. احمدیان همچنین ساختار فنی پیشنهادی برای چنین سامانه‌ای را تشریح کرد؛ ساختاری که در آن بخش‌هایی برای مدیریت فعالیت عامل، دسترسی به اطلاعات سازمان، ارتباط با مدل‌های زبانی و کنترل مجوزها در نظر گرفته شده است. یکی از قابلیت‌های مطرح‌شده نیز امکان تولید و اجرای کد مورد نیاز توسط عامل در محیطی ایزوله بود تا انجام وظایف صرفاً به ابزارهای از پیش تعریف‌شده محدود نباشد. با این حال، یکی از اصول معماری معرفی‌شده، حفظ نظارت انسانی است. در این رویکرد، عامل می‌تواند راهکار و اقدام پیشنهاد دهد، اما اجرای اقدامات حساس از مرحله تأیید کاربر عبور می‌کند. عامل‌های هوشمند گزینه‌هایی را می‌بینند که از چشم کاربران پنهان است دیجیاتو در حاشیه این کارگاه، در گفت‌وگو با احمدیان، از او پرسید ERP مبتنی بر عامل هوشمند دقیقاً چه کاری می‌تواند انجام دهد که نرم‌افزارهای فعلی از انجام آن ناتوان‌اند؛ به‌ویژه اینکه همین امروز نیز برای بسیاری از فعالیت‌های سازمانی، گردش‌کارهای خودکار وجود دارند. احمدیان در پاسخ، به همان مثال تأخیر پنج‌روزه تأمین کالا بازگشت و توضیح داد که مسئله اصلی، بررسی تعداد زیادی از راهکارهای ممکن برای کاهش پیامدهای یک اتفاق است. سازمان می‌تواند از تأمین‌کننده دیگری خرید کند، درباره شرایط پرداخت تصمیم بگیرد، موجودی انبار را بررسی کند یا اولویت سفارش‌های مشتریان را تغییر دهد. اما هرکدام از این گزینه‌ها به بررسی اطلاعات و محدودیت‌های دیگری وابسته است. او تأکید کرد که تفاوت عامل‌های هوشمند با روش‌های متداول فقط سرعت بیشتر نیست، بلکه توانایی بررسی گزینه‌هایی است که ممکن است اساساً از نگاه کاربران پنهان بمانند. برای توضیح این موضوع، احمدیان مثال دیگری از دو فروشگاه مطرح کرد: یک نوع پوشاک ممکن است در یکی از فروشگاه‌ها چند بار به فروش برسد و موجودی آن دوباره تأمین شود، اما همان محصول در فروشگاه دیگر فروش نرود. علت این تفاوت می‌تواند به جانمایی کالا، تخفیف‌ها یا عوامل دیگری مربوط باشد. بررسی این احتمالات با روش‌های دستی ممکن است آن‌قدر طول بکشد که فصل فروش محصول تمام شود و تصمیم نهایی دیگر فایده چندانی نداشته باشد. به گفته او، همین پیچیدگی در مدیریت موجودی ده‌ها یا صدها انبار، انتخاب تأمین‌کنندگان و هماهنگی با شرکت‌های لجستیکی نیز وجود دارد. با اضافه‌شدن هر عامل جدید، تعداد گزینه‌هایی که باید برای رسیدن به تصمیم مناسب بررسی شوند، بیشتر می‌شود. احمدیان نقش آینده نرم‌افزارهای سازمانی را این‌گونه توصیف کرد: «نرم‌افزار می‌شود یک همکار که در سازمان شما کار می‌کند، پایش می‌کند و سعی می‌کند فرایندهای سازمان را در مسیری که خودتان برایش تعیین کرده‌اید هدایت کند.» تصمیم نهایی همچنان با انسان است یکی دیگر از پرسش‌های دیجیاتو درباره حدود اختیار عامل‌های هوشمند بود. احمدیان در پاسخ، اتوماسیون فرایندها و گردش‌کارهای سازمانی را از نخستین و کم‌ریسک‌ترین حوزه‌های استفاده از این عامل‌ها دانست. مثلا اگر فرایند تأمین یک سازمان تغییر کند، عامل هوشمند می‌تواند تغییرات را تشخیص دهد، اصلاح گردش‌کار را آماده کند و پس از دریافت تأیید کاربر، آن را اجرا کند. او توضیح داد که در معماری مورد نظر آیند، امکان سپردن بررسی و پیشنهاد تصمیم‌های مختلف به هوش مصنوعی وجود دارد، اما این موضوع به معنای اختیار نامحدود عامل برای اجرای اقدامات نیست. به گفته احمدیان، چندین لایه کنترلی برای جلوگیری از دورزدن مجوزهای سیستم در نظر گرفته شده و تصمیم نهایی در اختیار کاربر باقی می‌ماند. عامل‌های هوشمند آیند هنوز عرضه عمومی نشده‌اند احمدیان در پاسخ به پرسش دیگر دیجیاتو درباره وضعیت عملیاتی این فناوری اعلام کرد که عامل‌های هوشمند آیند هنوز به‌صورت عمومی منتشر نشده‌اند و قرار است در نسخه بعدی محصول، احتمالاً در مرحله نخست به‌صورت محدود، عرضه شوند. به گفته او، این شرکت درحال نهایی کردن توسعه نسخه اولیه عامل های هوشمند است و در مسیر رسیدن به معماری فعلی، چندین ساختار مختلف را آزمایش و برخی را کنار گذاشته است. احمدیان توضیح داد که این بازنگری‌ها با هدف دستیابی به معماری‌ای انجام شده که الزامات فنی، امنیت و حریم خصوصی اطلاعات را پوشش دهد. بنابراین معماری معرفی‌شده در «باهم 1405» هنوز در قالب عامل‌های هوشمندِ عرضه‌شده به عموم مشتریان در دسترس نیست و در نسخه بعدی عرضه خواهد شد، اما مسیر توسعه‌ای را نشان می‌دهد که آیند برای آینده نرم‌افزارهای سازمانی دنبال می‌کند. در این مسیر، هدف فقط خودکارسازی فعالیت‌های تکراری نیست؛ بلکه نرم‌افزار قرار است در مواجهه با اتفاقات پیش‌بینی‌نشده، گزینه‌های بیشتری را بررسی کند و به سازمان برای انتخاب اقدام مناسب کمک کند. همان تأخیر پنج‌روزه‌ای که ممکن است امروز به اطلاع‌رسانی درباره دیررسیدن سفارش ختم شود، در این رویکرد می‌تواند نقطه آغاز بررسی راهکارهایی برای کاهش پیامدهای آن باشد. نویسنده: بهناز ملکی