4 ویژگی مهم که در صورت استفاده از تیم های مایکروسافت باید بدانید

خدمات بسیار بیشتر از چت و تماس ویدیویی وجود دارد.

اگرچه Microsoft Teams نوعی پلتفرم است که ممکن است هر روز از آن استفاده کنید، به خصوص اگر آن را برای محل کار داشته باشید، به طور منظم با ویژگی های جدیدی که ممکن است از آن بی اطلاع باشید، به روز می شود. حتی ممکن است برخی علیرغم اینکه مدتی دور هم نشسته اند، از کنار شما سر خورده باشند. به هر حال، این پلتفرم - که مایکروسافت می گوید بیش از 320 میلیون کاربر فعال ماهانه دارد - عملکردهای مختلفی فراتر از پیام رسانی و تماس های ویدیویی دارد.

از آنجایی که افراد بیشتری کار از راه دور را می پذیرند و نیاز به برقراری ارتباط با دیگرانی دارند که فقط یک اتاقک دورتر نیستند، ویژگی هایی وجود دارد که ممکن است تجربه را آسان تر کند. این می تواند هر چیزی باشد، از برگزاری به موقع جلسات تا یافتن یک پیام ناتمام و بازگشت سریعتر به مسیر پس از یک اختلال. بنابراین، اگر آخرین ترفندهایی را که پلتفرم ارائه می دهد کشف نکرده اید، در اینجا چهار ویژگی مهم وجود دارد که اگر از تیم های مایکروسافت استفاده می کنید باید بدانید.

یک جلسه عذاب خاصی دارد که به درازا می کشد، به خصوص اگر در حوالی ناهار یا پایان روز باشد. همچنین زمانی که چندین سخنران برنامه ریزی شده وجود دارد، ماندن به موقع ممکن است سخت باشد. یک نفر ناچار است زیر گرفته شود.

در اواسط سال 2025، تیم های مایکروسافت یک تایمر شمارش معکوس برای جلسات ارائه کرد. اگر بیشتر را در نوار ابزار بالا و سپس Timer را انتخاب کنید، یک تایمر در گوشه سمت چپ بالای جلسه می‌کشد. شما می توانید تصمیم بگیرید که چقدر زمان می خواهید یا نیاز دارید (می توان آن را تا 100 دقیقه تنظیم کرد) و شمارش معکوس خود را شروع کنید. بقیه شرکت کنندگان در جلسه نیز تا زمانی که قابلیت ارائه در جلسه را داشته باشند، تایمر را مشاهده خواهند کرد. حتی با نزدیک شدن به پایان زمان قرمز می شود و با پایان زمان چشمک می زند.

وقتی تایمر را تنظیم کردید، همیشه می‌توانید آن را تغییر دهید یا لغو کنید. با این حال، ممکن است بخواهید توجه داشته باشید که فقط برای جلسات برنامه ریزی شده کار می کند، نه رویدادهای زنده، وبینارها یا تماس های خودجوش.

اگر تا به حال در یک دفتر با مفهوم باز کار کرده اید، یا هرج و مرج ناشی از داشتن یک خانه کامل در طول همه گیری همه گیر را به یاد می آورید، می دانید که همیشه از مزایای یک فضای آرام برای شرکت در یک جلسه برخوردار نیستید. خوشبختانه، تیم‌های مایکروسافت یک ویژگی جداسازی صدا را ارائه می‌کند که از هوش مصنوعی برای کاهش نویز پس‌زمینه هنگام صحبت کردن در تماس یا جلسه استفاده می‌کند.

برای استفاده از این ویژگی، باید یک نمایه صوتی ایجاد کنید. این یک روند سریع است. به سه نقطه در نوار ابزار بالا بروید و روی تنظیمات خود کلیک کنید. Recognition و سپس Create a voice profile را انتخاب کنید. از آنجا، شروع ضبط صدا را انتخاب کنید، یک پاراگراف کوتاه را بخوانید و سپس پایان ضبط صدا را بزنید. اگر در حال تماس هستید و سگتان لحظاتی را در پس‌زمینه می‌گذراند، منوی کشویی کنار دکمه میکروفون در بالا سمت راست را انتخاب کنید و می‌توانید ویژگی جداسازی صدا را روشن یا خاموش کنید.

چه دیر از جلسه دیگری فرار کرده باشید و چه زمانی که شخصی در حال صحبت کردن است از منطقه خارج شده اید، احتمالا در برخی مواقع آرزو کرده اید که ای کاش می توانستید یک جلسه را به عقب برگردانید و هر چیزی را که از دست داده اید، بگیرید. خبر خوب این است که مایکروسافت تیمز یک ویژگی رونویسی زنده را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد به عقب برگردید و آنچه گفته شد را بخوانید.

رونویسی زنده در سال 2021 عرضه شد. به گفته مایکروسافت، این نسخه در «زمان واقعی» کار می‌کند و پس از پایان جلسه نیز در دسترس است. بسیار شبیه مدل رونویسی هوش مصنوعی متا، می تواند بین بلندگوها نیز تفاوت قائل شود. یک پست وبلاگ از راه اندازی این ویژگی اشاره می کند که مایکروسافت داده ها را ذخیره نمی کند یا از آنها برای آموزش مدل های هوش مصنوعی خود استفاده نمی کند.

تا زمانی که سرپرست شما اجازه داده باشد، سازمان‌دهنده یا ارائه‌دهنده جلسه می‌تواند با فشار دادن دکمه زیر سه نقطه در نوار ابزار، رونویسی زنده را فعال کند. به همه افراد حاضر در جلسه اطلاع رسانی خواهد شد. به عنوان یک شرکت‌کننده، اگر نمی‌خواهید شناسایی شوید، می‌توانید انتساب بلندگو را در بخش دسترس‌پذیری تنظیمات خود خاموش کنید.

احتمالا تعداد دفعات بیشتری در روز پینگ می‌شوید که می‌خواهید بشمارید. ایمیل‌ها، پیام‌ها، پیام‌ها – ممکن است مهم باشند (خوب، برخی از آنها)، اما این بدان معنا نیست که حواس‌تان را پرت نمی‌کنند. ممکن است در وسط نوشتن یک پیام برای یک همکار باشید و از خود دور شوید، فقط فراموش کنید که برای چه کسی و چرا نامه می‌نویسید.

از مارس 2026، Microsoft Teams یافتن پیش‌نویس‌های ارسال‌نشده شما را آسان‌تر کرده است. در پانل سمت چپ چت تیم‌ها، می‌توانید به پیش‌نویس‌های خود دسترسی داشته باشید، که فهرستی از پیام‌هایی را که شروع به تایپ کردن کرده‌اید اما نفرستاده‌اید، ظاهر می‌شود. این بدان معناست که اگر برای کسی نامه می‌نوشتید و روی آن کلیک می‌کردید و متنی را در کادر باقی می‌گذاشتید، آن را گم نمی‌کردید و نیازی نیست به دنبال آن بروید یا شروع به نوشتن یک پیام کاملا جدید کنید. هنگامی که پیش‌نویس مورد نظر خود را پیدا کردید، می‌توانید آن را نادیده بگیرید یا به مکالمه اصلی برگردید تا کاری را که قبلا انجام می‌دادید از سر بگیرید.